Satu catatan, rekod atau dokumen rasmi mengenai sesuatu
perbincangan dan keputusan yang dicapai dalam perbincangan tersebut.
Fungsi
Minit mesyuarat menjadi bahan rujukan, tindakan susulan,
pelaporan semula untuk mesyuarat akan datang dam nerfungsi sebagai bukti rasmi
salah satu punca kuasa atas sebarang arahan kerja dalam sesebuah organisasi.
Sifat
Dokumen ini adalah sulit dan tidak boleh didedahkan
sewenang-wenangnya untuk tatapan umum. Dari segi cara penulisannya, minit mesyuarat
perlu ditulis dengan menggunakan format yang khusus.
Ciri – ciri
Sebahagian besar ciri minit mesyuarat disenaraikan dalam Pekeliling
Kemajuan Pentadbiran Awam
Bilang 2 Tahun 1991 (PKPA 2/1991) – Panduan
Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatan – Jawatankuasa Kerajaan Minit mesyuarat seharusnya mempunyai dan menepati
kehendak format yang telah ditetapkan seperti berikut:
- Butiran awal mesyuarat
·
Merangkumi nama mesyuarat, nombor bilangan mesyuarat,
tahun, tarikh, masa dan tempat berlangsungnya mesyuarat.
·
Kehadiran :
Susunan nama bermula dengan nama pengerusi dan nama-nama
seterusnya mengikut kekananan ahli mesyuarat di bawah tajuk Hadir. Ahli
yang tidak hadir dicatatkan di bawah tajuk Tidak Hadir dengan menyatakan
sebab ketidakhadiran. Sekiranya ada pegawai-pegawai yang bukan ahli dijemput
khas, senarai nama mereka perlu dicatat di bawah tajuk Hadir Bersama.
- Struktur minit mesyuarat
·
Perutusan pengerusi
·
Pengesahan minit mesyuarat
·
Perkara – perkara berbangkit / maklum balas
·
Perbincangan agenda baru / pembentangan kertas kerja
·
Hal – hal lain
·
Penutup
Nama penyelia dan penyemak minit
mesyuarat
Nama penyelia dan penyemak minit boleh dimasukkan sebagai
tanda pertanggungjawaban.
(Catatan berkaitan nama dan tandatangan pengesah minit
mesyuarat tidak perlu dimasukkan. Minit mesyuarat akan disahkan sewaktu
mesyuarat dijalankan).
Penomboran
Disusun berbeza dengan menggunakan nombor mengikut system
perpuluhan atau menggabungkan dengan huruf kecilb dan angka roman kecil dalam
kurungan.
Catatan tindakan
Catatan tindakan ditulis secara tebal
dengan merekodkan nama pegawai yang akan melaksanakan tindakan tersebut
atau sekadar makluman.
Gaya bahasa
Bahasa yang padat, tepat,
ringkas dan jelas
Bersifat formal dengan menggunakan bahasa tulisan.
Penggunaan bahasa lisan perlulah dielakkan.
Asmah Hj. Omar (1997:8 – 11) berpandangan bahawa gaya
bahasa berbentuk ungkapan khusus mengikut keperluan dan keputusan mesyuarata
seperti berikut:
Tindakan ke atas minit
Tindakan – tindakan yang mungkin dilakukan ke atas minit
ialah meminda, membetul atau mengesahkannya. Jika tiada pindaan, isitilah mengesahkan
atau disahkan dan ungkapan tanpa sebarang pindaan
digunakan seperti contoh yang berikut:
Minit mesyuarat disahkan tanpa sebarang pindaan.
Jika ada pindaan, istilah mengesahkan atau disahkan
dan ungkapan dengan pindaan digunakan. Contoh:
Minit mesyuarat disahkan dengan pindaan
berikut:
(a) ……………………………………………………………
Melaporkan perbincangan
Asmah berpandangan bahawa laporan perbincangan dalam
minit mesyuarat sering kali menggunakan bentuk imbuhan meN-…-kan
kerana bentuk itu menggambarkan suasana lebih formal dan tidak bersahaja selain
memberi kemungkinan menggunakan padanan pasifnya di-…-kan. Antara
perkataan yang digunakan ialah membincangkan, mencadangkan, mengesyorkan,
mengusulkan dan lain – lain. Contoh:
Mesyuarat mengesyorkan Jabatan Penyelidikan
dan Inovasi mengkaji perkara ini dengan lebih teliti.
Ketetapan
Ketetapan ialah keputusan yang diambil oleh mesyuarat
sama ada bersetuju, menerima, memperakukan,meluluskan dan
sebagainya. Ketetapan ini boleh merupakan ketetapan positif atau ketetapan
negatif. Contoh:
Mesyuarat bersetuju agar ………………………..
Jika mesyuarat menolak atau tidak meluluskan sesuatu
permohonan, minit mesyuarat akan merekodkan seperti yang berikut:
Mesyuarat bersetuju agar ………………… tidak
……………………..
* Minit mesyuarat tidak akan merekodkan ungkapan tidak
bersetuju atau tidak memutuskan dalam merekod sesuatu ketetapan
negatif. Contoh:
Mesyuarat tidak bersetuju agar ……………………………
Kelancaran Penyediaan Minit Mesyuarat
·
Sebelum mesyuarat
·
Penentuan agenda
Ditentukan lebih awal agar pihak yang berkaitan dapat
bersedia secara teliti. Jika ada kertas kerja yang ingin dibentangkan,
penentuan kertas kerja itu sebagai agenda mesyuarat seharusnya dilakukan 15
hari sebelum mesyuarat. Pihak yang berkaitan perlu menyediakan jumlah salinan
kertas kerja yang mencukupi. Setiausaha perlu memaklumkan pihak berkenaan
jumlah ahli mesyuarat.
Surat jemputan mesyuarat
Seharusnya diterima oleh ahli-ahli mesyuarat sekurang-kurangnya
10 hari sebelum mesyuarat mestilah mengandungi maklumat seperti nama
jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda dan pengerusi mesyuarat.
Semasa mesyuarat
Merekodkan kehadiran, semua maklumat perbincangan,
keputusan mesyuarat dan tindakan susulan pihak – pihak yang terlibat tanpa
sebarang tambahan fakta atau mereka – reka maklumat.
·
Selepas mesyuarat
· Semakan minit
Draf minit mesyuarat diserahkan kepada pengerusi
untuk disemak dalam tempoh 3 hari selepas mesyuarat dan minit mesyuarat
diedarkan selewat – lewatnya 7 hari selepas mesyuarat.
·
Borang maklum balas
Setiausaha perlu mengedarkan borang maklum balas kepada
pihak yang dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan tindakan susulan hasil
keputusan mesyuarat. Tarikh penghantaran semula borang maklum balas mesti
dinyatakan. Sebagai norma kerja, setiausaha sepatutnya telah menerima borang
maklum balas 7 hari sebelum mesyuarat berikutnya. Hal ini penting disebabkan
setiausaha perlu merekodkan tindakan pihak yang berkenaan dalam borang maklum
balas untuk dijadikan sebagai lampiran minit mesyuarat seterusnya.
No comments:
Post a Comment