Teks Pengacara Majlis Malam Seribu Kenangan

Makluman kepada semua. Diharapkan semua hadirin dapat memastikan telefon bimbit anda berada dalam mode senyap sepanjang majlis berlangsung. Terima kasih.

Mengumumkan ketibaan Yang Berhormat, En. Mohd Mahdi bin Musa, Pengerusi Lembaga Pengarah TESDEC Sdn. Bhd. 

Bismillahirrahmanirrahim.

Yang Berhormat, En. Mohd Mahdi bin Musa, Pengerusi Lembaga Pengarah TESDEC Sdn. Bhd.

Yang diraikan, Tuan Haji Che Razali bin Adis, dan isteri.

Yang Berusaha, Tuan Haji Rozali bin Salleh, Pengurus Besar TESDEC Sdn. Bhd. dan isteri.

Yang Berhormat-Yang Berhormat, Yang Berbahagia Dato’-Dato’, 

Dif-dif jemputan, 

Wakil-wakil media yang hadir serta para kakitangan TESDEC Sdn. Bhd sekalian,

Assalamualaikum wbt. Dan salam sejahtera.

Majlis dengan sukacitanya mengalu-alukan kehadiran Yang Berhormat En. Mohd Mahdi bin Musa, serta tetamu-tetamu sekalian ke Majlis Malam Seribu Kenangan bersama Yang Berbahagia, Tuan Haji Che Razali bin Adis.

Untuk makluman para hadirin, majlis pada malam ini merupakan majlis yang dianjurkan khusus untuk meraikan Yang Berbahagia Tuan Haji Che Razali bin Adis, Mantan Pemangku Pegawai Eksekutif TESDEC Sdn. Bhd yang akan bertukar ke Yayasan Pembangunan Usahawan berkuat-kuasa pada hari ini. 

Majlis ini akan mengenang kembali jasa-jasa dan detik-detik permulaan Yang Berbahagia Tuan Haji di TESDEC Sdn. Bhd sehinggalah ke saat pertukaran beliau. 

 

Sarung ketupat berisi inti
Dibawa budak sambil berlari
Kehadiran semua sangat dihargai
Moga Majlis bertambah seri

Bunga mawar cantik tersemat
Dipetik gadis di tepi titi
Doa dibaca memohon Rahmat
Moga Majlis akan diberkati

Bagi memberkati lagi majlis kita pada malam ini yang penuh bermakna ini, marilah kita sama-sama mengaminkan doa yang akan dipimpin oleh Al-Fadhil Ustaz Maliki bin Mohd.

Dengan segala hormatnya dipersilakan.

(Bacaan Doa)

Amin ya Rabbal Alamin.

Terima kasih diucapkan kepada Ustaz Maliki bin Mohd atas bacaan doa itu tadi.

Majlis pada malam ini diteruskan lagi dengan ucapan daripada En. Mat Azam bin Hussein, Pengurus Pembangunan, Penyelenggaraan dan Jaminan Kualiti bagi mewakili suara seluruh kakitangan TESDEC Sdn. Bhd..

Majlis dengan segala hormatnya, mempersilakan.

(Ucapan Pengurus PPJK)

Majlis merakamkan ucapan terima kasih kepada En. Mat Azam bin Hussein atas ucapan beliau sebentar tadi.

Seterusnya, majlis dengan sukacitanya menjemput pula, Yang Berhormat En. Mohd Mahdi bin Musa selaku Pengerusi Lembaga Pengarah TESDEC Sdn. Bhd untuk menyampaikan ucapan. Dipersilakan.

(Ucapan YB Mahdi)

Terima kasih diucapkan kepada Yang Berhormat di atas ucapan sebentar tadi.

Ambilkan saya buah delima,
Masak sebiji di balik daun;
Budi tuan kami terima,
Jadi kenangan bertahun-tahun.

Majlis pada malam ini diteruskan dengan sebuah persembahan mutimedia mengenai memori perjalanan Yang Berbahagia Tuan Haji Che Razali bin Adis sepanjang 9 tahun berada bersama keluarga TESDEC Sdn. Bhd. Sama-samalah kita saksikan.

(Persembahan Multimedia)

Mengimbau kembali tanggal 3 Januari 1956, lahirnya seorang insan berjiwa besar di Kampung Pulau Bahagia Manir, Terengganu. Pemilik Ijazah Sains Perniagaan Tani dari UPM ini telah memulakan khidmat sebagai Juruteknik Pertanian sekitar tahun 1975 di Lembaga Pertubuhan Peladang Terengganu. 

Pada tahun 1981, beliau telah menamatkan zaman bujangnya dengan menyunting Puan Hajjah Faridah Ismail sebagai suri. Hasil perkongsian hidup bersama isteri, beliau telah dikurniakan 6 orang cahayamata, 3 putera dan 3 puteri.

Sebagai salah seseorang yang berdedikasi dan mempunyai komitmen yang tinggi dalam pekerjaan, beliau seterusnya terus menabur khidmat bakti apabila dilantik sebagai Pengurus Besar Persatuan Nelayan Terengganu pada tahun 1988. 

 Pada 2 Mac 1991, berbekalkan pengalaman selama 16 tahun dalam dunia pekerjaan, beliau telah diberi kepercayaan untuk berkhidmat sebagai Pegawai Tadbir Negeri dan pernah menjawat pelbagai jawatan termasuk sebagai Setiausaha Majlis Daerah Setiu dan juga Kemaman. 

Memulakan khidmat di Pusat Pembangunan Kemahiran Negeri Terengganu pada tanggal 16 Disember 2004, beliau telah membawa banyak perubahan kepada TESDEC. Daripada kemudahan infrastruktur sehinggalah kepada penambahan kursus-kursusnya.  Perubahan demi perubahan yang berlaku sepanjang perkhidmatan beliau di sini telah menjulang nama TESDEC untuk berdiri seiring dengan pusat kemahiran yang lain. Sesungguhnya terlalu banyak jasa dan sumbangan beliau kepada kita dan TESDEC khususnya.

Sumbangan beliau dan kerjasama erat antara kakitangan yang lain  telah menyumbang kepada kejayaan TESDEC pada hari ini. Benar kata pepatah, patah tumbuh hilang berganti, tapi takkan sama dengan yang pergi.  Kami iringi perjalanan empunya diri, dengan seuntai doa agar sentiasa berjaya dalam apajua lapangan yang akan diceburi. Pertemuan kita berakhir di sini. Tapi, perjalanan kita masih lagi panjang..

Buah selasih di dalam puan,
Dibawa gadis di tengah laman,
Takkan hilang jasamu tuan,
Jadi ingatan sepanjang zaman.    

Seikhlas budi seuntai kasih, tepukan gemuruh buat Yang Berbahagia Tuan Haji Che Razali bin Adis.

Begitulah sebentar tadi, rentetan sebuah perjalanan seorang insan yang pernah hadir dalam lipatan sejarah jabatan kita. 

Sekarang, tibalah masanya, saat-saat yang kita dinantikan, mendengar amanat dan juga pesanan daripada insan yang kita raikan, Yang Berbahagia, Tuan Haji Che Razali bin Adis. Majlis dengan segala hormatnya, mempersilakan.

(Ucapan Mantan GM)

Majlis merakamkan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih kepada Yang Berbahagia Tuan Haji di atas ucapan sebentar tadi. Segala pesanan akan kami sematkan di hati bagi memastikan usaha dan amanah yang ditinggalkan tidak berakhir di sini.

Yang Berhormat, yang Berbahagia Dato’-Dato’, tuan-tuan dan puan-puan, majlis menjemput semua hadirin untuk menjamu selera. 

Sambil hadirin menjamu selera, terimalah persembahan daripada ______________.

Dipersilakan.....

(DJ)

***(Selesai makan)

Hadirin yang dihormati sekalian, 

Berucap sudah, makan pun sudah. Majlis pada malam ini diteruskan dengan menjemput dan mempersilakan Yang Diraikan Tuan Haji Che Razali bin Adis untuk menandatangani Buku Seribu Kenangan. Dipersilakan.

(Tandatangan Buku)

Terima kasih diucapkan kepada Yang Berbahagia Tuan Haji dan _________________ .

Bulan puasa memetik kelapa,
Hendak menyambut Aidilfitri;
Budi kami tidak seberapa,
Kenangan diberi kekal abadi.

Sebagai tanda penghargaan dan kenangan-kenangan, majlis menjemput Yang Berhormat En. Mohd Mahdi bin Musa diringi, Yang Berusaha Tuan Haji Rozali bin Salleh dan isteri untuk menyampaikan cenderamata.

Dipersilakan, Yang Berbahagia Tuan Haji Che Razali bin Adis.

(Cenderamata GM)

Dipersilakan pula, ___________________________________________ (Isteri GM baru) untuk menyampaikan sejambak bunga kepada Puan Hajjah Faridah binti Ismail. Dipersilakan.

(cenderamata Pn. Hajjah)

Terima kasih diucapkan kepada Yang Berhormat dan Yang Berbahagia Tuan Haji.

Dengan berakhirnya majlis penyampaian cenderamata itu tadi, maka berakhirlah sudah majlis kita pada malam yang penuh bermakna ini.

Sebelum berpisah, semua tetamu dan kakitangan dijemput ke sesi bergambar dan seterusnya bersalaman dengan Tuan Haji Che Razali bin Adis 

Batang selasih permainan budak

Berdaun sehelai dimakan kuda

Bercerai kasih bertalak tidak

Seribu tahun kembali juga

Sekian, wabillahhittaufiq walhidyah assalamualaikum wbt.

Teks Pengacara Majlis Menandatangani MOA

MAJLIS MENANDATANGANI

MEMORANDUM PERJANJIAN (MOA)

DI ANTARA

UNIVERSITI TEKNIKAL MARA (UniKL) DENGAN KOLEJ TESDEC

3 JULAI 2013

BILIK PERJANJIAN, WISMA DARUL IMAN, KUALA TERENGGANU

Mengumumkan ketibaan, Yang Amat Berhormat Dato’ Seri Haji Ahmad bin Said, Menteri Besar Terengganu.

Ke Pekan Kuala membeli bingka,

Sayang pesanan terlupa sudah,

Majlis bermula tirai dibuka,

Dengan alunan madah yang indah.

Bismillahhirrahmanirrahim,

·         Yang Amat Berhormat Dato’ Seri Haji Ahmad bin Said, Menteri Besar Terengganu,

·   Yang Berbahagia Professor Dr. Mazliham bin Mohd Su’ud, Presiden dan Ketua Pegawai Eksekutif UniKL, serta anggota rombongannya,

·  Yang Berhormat-Yang Berhormat, Yang Berbahagia Dato’-Dato’, Dif-dif jemputan, Ketua-ketua jabatan,

·         Ahli-ahli Lembaga Pengarah, Para pegawai & kakitangan TESDEC dan UniKL,

·         Wakil-wakil media, seterusnya hadirin-hadirat sekalian!

Assalamualaikum wbt dan salam sejahtera.

Majlis dengan sukacitanya mengalu-alukan kehadiran Yang Amat Berhormat Dato’ Seri Haji Ahmad bin Said, Menteri Besar Terengganu, pegawai-pegawai kerajaan negeri serta tetamu-tetamu sekalian ke Majlis Menandatangani Memorandum Perjanjian di antara Universiti Teknikal MARA Sdn. Bhd. dan TESDEC Sdn. Bhd..  

Untuk makluman hadirin dan hadirat sekalian,

Pada hari ini, kita akan menyaksikan dua MOA yang akan ditandatangani iaitu untuk perjanjian lanjutan kerjasama bagi Program Diploma of Engineering Technology in Automotive Maintenance dan juga MOA untuk program baru dalam bidang Kimpalan iaitu Diploma of Engineering Technology in Welding yang akan dibangunkan dengan kerjasama di antara UniKL dan TESDEC sendiri.

Lebat kemiri pohonnya rendah,
Dahan terikat tali perkasa;
Sepuluh jari kami menadah,
Mohon berkat yang Maha Esa.

Bagi memberkati dan memuliakan majlis pada petang ini, majlis dengan sukacitanya menjemput Ustaz Wan Humaidi bin Wan Ismail, Pegawai Agama Pengurusan Masjid, Jabatan Hal Ehwal Agama Terengganu untuk memimpin bacaan doa. Dipersilakan..

(Bacaan doa)

Amin Ya Rabb al-‘Alamin!

Yang Amat Berhormat Dato’ Seri,  Yang Berhormat Dato’-Dato’, Tuan-Tuan dan Puan-Puan sekalian,

Bukan rumput sebarang rumput,
Rumput penghias tepi halaman;
Bukan jemput sebarang jemput,
Jemput memohon kata aluan.

Bagi meneruskan lagi majlis pada petang ini, majlis dengan sukacitanya mempersilakan Yang Berhormat En. Mohd Mahdi bin Musa selaku Pengerusi Lembaga Pengarah TESDEC Sdn. Bhd. untuk menyampaikan ucapan aluan. Dipersilakan.

(Ucapan aluan)

Terima kasih diucapkan kepada Yang Berhormat atas ucapan aluan sebentar tadi.

Surat dititip wakili kalam,

Kalam utusan baginda sultan,

Tuan rumah menghulur salam,

Giliran tuan membuat sambutan.

Majlis dengan sukacitanya menjemput pula, Yang Berbahagia Professor Dr. Mazliham bin Mohd Su’ud Presiden dan Ketua Pegawai Eksekutif UniKL untuk menyampaikan ucapan. Majlis dengan segala hormatnya mempersilakan.

(Ucapan Presiden UniKL)

Majlis merakamkan ucapan terima kasih kepada Yang Berbahagia Professor diatas ucapan sebentar tadi.

Hadirin sekalian,

Pertemuan pada hari ini bukanlah pertemuan yang pertama, bagi UniKL dan TESDEC. Sejak tahun 2008 lagi UniKL dan TESDEC telah menjalin kolaborasi (dalam penawaran program bertaraf diploma). Untuk itu, marilah kita tatap sejenak detik-detik kolaborasi di antara UniKL dan TESDEC dari dahulu sehinggalah ke hari ini. Sama-samalah kita saksikan.

 (Tayangan slide)

Lafaz doa sudah  dipanjatkan,

Alu-aluan telah disampaikan,

Tibalah saatnya tinta dititiskan,

Tanda ikatan sebuah perjanjian.

Untuk itu, majlis dengan sukacitanya menjemput Yang Berbahagia Tuan Haji Che Razali bin Adis, mengiringi Yang Berhormat En. Mohd Mahdi bin Musa untuk menjemput Yang Amat Berhormat Dato’ Seri Haji Ahmad bin Said, dan juga Yang Berbahagia Professor Dr. Mazliham Mohd bin serta Yang Berbahagia Professor Dato’ Haji Zahir bin Haji Mokhtar untuk ke pentas bagi menyempurnakan majlis menandatangani perjanjian. Dipersilakan...

(Semasa menandatangani perjanjian)

(Majlis pada hari ini akan menyaksikan penandatanganan dua MOA antara kedua-dua belah pihak iaitu kerjasama lanjutan untuk tiga tahun lagi bagi Program DET(AMT) dan perjanjian baru bagi Program DET(Welding).)

(Dokumen perjanjian yang bertukar tangan menandakan kesepakatan telah dicapai)

(Selepas Menandatangani Perjanjian)

Hadirin sekalian,

Sebagai tanda penghargaan, majlis dengan ini menjemput, Yang Berhormat En. Mohd Mahdi bin Musa, Pengerusi Lembaga Pengarah TESDEC untuk penyampaian cenderamata daripada TESDEC. 

Dipersilakan Yang Amat Berhormat Dato’ Seri Haji Ahmad bin Said, Menteri Besar Terengganu.

(Cenderamata utk MB)

Seterusnya dipersilakan pula Yang Berbahagia Professor Dr. Mazliham bin Mohd Su’ud.

(cenderamata utk Prof)

Terima kasih diucapkan kepada Yang Berhormat.

Tuai padi buahnya lebat,

Tanam  ubi beralas batas;

Sudah menjadi  adat bersahabat,

Orang berbudi kita membalas.

Majlis sekali lagi  mempersilakan Yang Berbahagia Professor Dr. Mazliham bin Mohd Su’ud untuk menyampaikan cenderamata kenangan bagi pihak UniKL.

Dipersilakan Dato’ Seri Haji Ahmad bin Said, Menteri Besar Terengganu.

(Cenderamata kpd MB)

Seterusnya dipersilakan pula Yang Berhormat En. Mohd Mahdi bin Musa, Pengerusi Lembaga Pengarah TESDEC.

(Cenderamata kpd YB)

Terima kasih diucapkan kepada Yang Berbahagia Professor.

(Sesudah penyampaian cenderamata )

Nasi Malukut Sayur Keladi,

Daun selasih di dalam puan;                                          (KIV)

Selesailah sudah hajat di hati,

Terima kasih jua padamu Tuan.

Dengan ini, sempurnalah sudah majlis Menandatangani Memorandum (MOA) di antara Universiti Kuala Lumpur dengan TESDEC Sdn. Bhd.. 

Saya, bagi pihak penganjur, merakamkan ucapan penghargaan dan terima kasih kepada Yang Amat Berhormat Menteri Besar Terengganu, Yang Berhormat Dato’-Dato’, para pegawai TESDEC dan UniKL, Ketua-ketua jabatan, Pihak Media , tuan-tuan dan puan-puan yang hadir menjayakan majlis pada petang ini. 

Segala yang baik itu datang dari Allah dan segala yang buruk  itu datang dari kelemahan pihak kami sendiri.

Dijemput Yang Amat Berhormat Dato’ Seri dan para pegawai yang berkenaan untuk ke sidang media.

Dan dijemput dif-dif jemputan yang lain untuk ke Dewan Makan bagi menikmati jamuan.

Sekian wabillah hitaufiq walhidayah wassalaamualaikum wbt.

(Makluman selepas majlis)

Dijemput Yang Amat Berhormat Dato’ Seri, pegawai-pegawai kerajaan  , dif-dif jemputan, wakil-wakil media dan para petugas sekalian  ke Dewan Makan untuk menikmati jamuan.

Bagi petugas dan wakil-wakil media, Saudara-saudari. dijemput ke Bilik Rehat Khas sebentar lagi untuk  sidang media. Terima kasih.

Penulisan Minit Mesyuarat

Konsep

Satu catatan, rekod atau dokumen rasmi mengenai sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapai dalam perbincangan tersebut.

Fungsi

Minit mesyuarat menjadi bahan rujukan, tindakan susulan, pelaporan semula untuk mesyuarat akan datang dam nerfungsi sebagai bukti rasmi salah satu punca kuasa atas sebarang arahan kerja dalam sesebuah organisasi.

Sifat

Dokumen ini adalah sulit dan tidak boleh didedahkan sewenang-wenangnya untuk tatapan umum. Dari segi cara penulisannya, minit mesyuarat perlu ditulis dengan menggunakan format yang khusus.

Ciri – ciri

Sebahagian besar ciri minit mesyuarat disenaraikan dalam Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam 

Bilang 2 Tahun 1991 (PKPA 2/1991) – Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatan – Jawatankuasa Kerajaan Minit mesyuarat seharusnya mempunyai dan menepati kehendak format yang telah ditetapkan seperti berikut:

1. Butiran awal mesyuarat

·         Merangkumi nama mesyuarat, nombor bilangan mesyuarat, tahun, tarikh, masa dan tempat berlangsungnya mesyuarat.

·         Kehadiran :

Susunan nama bermula dengan nama pengerusi dan nama-nama seterusnya mengikut kekananan ahli mesyuarat di bawah tajuk Hadir. Ahli yang tidak hadir dicatatkan di bawah tajuk Tidak Hadir dengan menyatakan sebab ketidakhadiran. Sekiranya ada pegawai-pegawai yang bukan ahli dijemput khas, senarai nama mereka perlu dicatat di bawah tajuk Hadir Bersama.

1. Struktur minit mesyuarat

·         Perutusan pengerusi

·         Pengesahan minit mesyuarat

·         Perkara – perkara berbangkit / maklum balas

·         Perbincangan agenda baru / pembentangan kertas kerja

·         Hal – hal lain

·         Penutup

Nama penyelia dan penyemak minit mesyuarat

Nama penyelia dan penyemak minit boleh dimasukkan sebagai tanda pertanggungjawaban.

(Catatan berkaitan nama dan tandatangan pengesah minit mesyuarat tidak perlu dimasukkan. Minit mesyuarat akan disahkan sewaktu mesyuarat dijalankan).

Penomboran

Disusun berbeza dengan menggunakan nombor mengikut system perpuluhan atau menggabungkan dengan huruf kecilb dan angka roman kecil dalam kurungan.

Catatan tindakan

Catatan tindakan ditulis secara tebal dengan merekodkan nama pegawai yang akan melaksanakan tindakan tersebut atau sekadar makluman.

Gaya bahasa

Bahasa yang padat, tepat, ringkas dan jelas

Bersifat formal dengan menggunakan bahasa tulisan. Penggunaan bahasa lisan perlulah dielakkan.

Asmah Hj. Omar (1997:8 – 11) berpandangan bahawa gaya bahasa berbentuk ungkapan khusus mengikut keperluan dan keputusan mesyuarata seperti berikut:

Tindakan ke atas minit

Tindakan – tindakan yang mungkin dilakukan ke atas minit ialah meminda, membetul atau mengesahkannya. Jika tiada pindaan, isitilah mengesahkan atau disahkan dan ungkapan tanpa sebarang pindaan digunakan seperti contoh yang berikut:

Minit mesyuarat disahkan tanpa sebarang pindaan.

Jika ada pindaan, istilah mengesahkan atau disahkan dan ungkapan dengan pindaan digunakan. Contoh:

Minit mesyuarat disahkan dengan pindaan berikut:

(a)    ……………………………………………………………

Melaporkan perbincangan

Asmah berpandangan bahawa laporan perbincangan dalam minit mesyuarat sering kali menggunakan bentuk imbuhan meN-…-kan kerana bentuk itu menggambarkan suasana lebih formal dan tidak bersahaja selain memberi kemungkinan menggunakan padanan pasifnya di-…-kan. Antara perkataan yang digunakan ialah membincangkan, mencadangkan, mengesyorkan, mengusulkan dan lain – lain. Contoh:

Mesyuarat mengesyorkan Jabatan Penyelidikan dan Inovasi mengkaji  perkara ini dengan lebih teliti.

Ketetapan

Ketetapan ialah keputusan yang diambil oleh mesyuarat sama ada bersetuju, menerima, memperakukan,meluluskan dan sebagainya. Ketetapan ini boleh merupakan ketetapan positif atau ketetapan negatif. Contoh:

Mesyuarat bersetuju agar ………………………..

Jika mesyuarat menolak atau tidak meluluskan sesuatu permohonan, minit mesyuarat akan merekodkan seperti yang berikut:

Mesyuarat bersetuju agar ………………… tidak ……………………..

* Minit mesyuarat tidak akan merekodkan ungkapan tidak bersetuju atau tidak memutuskan dalam merekod sesuatu ketetapan negatif. Contoh:

Mesyuarat tidak bersetuju agar ……………………………

Kelancaran Penyediaan Minit Mesyuarat

·         Sebelum mesyuarat

·         Penentuan agenda

Ditentukan lebih awal agar pihak yang berkaitan dapat bersedia secara teliti. Jika ada kertas kerja yang ingin dibentangkan, penentuan kertas kerja itu sebagai agenda mesyuarat seharusnya dilakukan 15 hari sebelum mesyuarat. Pihak yang berkaitan perlu menyediakan jumlah salinan kertas kerja yang mencukupi. Setiausaha perlu memaklumkan pihak berkenaan jumlah ahli mesyuarat.

Surat jemputan mesyuarat

Seharusnya diterima oleh ahli-ahli mesyuarat sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat mestilah mengandungi maklumat seperti nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda dan pengerusi mesyuarat.

Semasa mesyuarat

Merekodkan kehadiran, semua maklumat perbincangan, keputusan mesyuarat dan tindakan susulan pihak – pihak yang terlibat tanpa sebarang tambahan fakta atau mereka – reka maklumat.

·     

      Selepas mesyuarat

·     Semakan minit

Draf minit mesyuarat  diserahkan kepada pengerusi untuk disemak dalam tempoh 3 hari selepas mesyuarat dan minit mesyuarat diedarkan selewat – lewatnya 7 hari selepas mesyuarat.

·     

      Borang maklum balas

Setiausaha perlu mengedarkan borang maklum balas kepada pihak yang dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan tindakan susulan hasil keputusan mesyuarat. Tarikh penghantaran semula borang maklum balas mesti dinyatakan. Sebagai norma kerja, setiausaha sepatutnya telah menerima borang maklum balas 7 hari sebelum mesyuarat berikutnya. Hal ini penting disebabkan setiausaha perlu merekodkan tindakan pihak yang berkenaan dalam borang maklum balas untuk dijadikan sebagai lampiran minit mesyuarat seterusnya.